Ons bedrijf is een jaar geleden overgestapt op Outlook 365. Het hele systeem op de schop gegaan en dat werd hoog tijd. Het kantoor had de beschikking over Wi-Fi, maar op dat punt hield de technologie op. Alle werknemers werkten nog offline aan hun bestanden en regelmatig kwam het voor dat hele teksten opnieuw geschreven moesten worden, omdat het nergens werd opgeslagen. Het zorgde voor veel frustratie op de werkvloer en elk argument startte bij een incident omtrent het ouderwetse systeem. Tegenwoordig stapt iedereen namelijk over online systemen waarin alle bestanden automatisch opgeslagen worden en automatisch gedeeld worden met andere collega’s. Daardoor werk je nooit in hetzelfde bestand en zul je nooit meer een bestand verliezen. Natuurlijk is het een probleem als het internet het niet meer doet, maar wanneer gebeurt dat? Internet is het belangrijkste element van de huidige werkomgeving. Elke werkplek heeft tegenwoordig de beschikking over internet. Het is de reden dat wij tegenwoordig werken met Outlook 365. Outlook 365 is een variant van Microsoft en is de opvolger van een systeem met een dure naam. Het programma lijkt totaal niet op de Microsoft Outlook varianten die je wellicht kent vanuit het dagelijkse leven. In het begin werkte iedereen met Outlook voor het beantwoorden van zijn e-mail. Dit programma is specifiek toegepast op jouw eigen computer. Het is echter een achterhaald idee, dat mensen een eigen en vaste computer hebben. Iedereen stapte de afgelopen jaren over op laptops en tablets. In veel gevallen meerdere. Ik heb bijvoorbeeld de beschikking over 3 laptops en 1 tablet. Natuurlijk gebruik ik niet alle 3 de laptops constant. Ik houd er echter van om verschillende keuzes te hebben. Dit stukje is echter niet heel relevant voor het verhaal dat ik je wil vertellen. Ik wil me voornamelijk richten op onze transitie naar Outlook 365. De transitie van ons bedrijf van de private cloud naar de public cloud. In dure woorden is dat wat er is gebeurd bij ons bedrijf door de introductie van Outlook 365. Elke dag van het jaar hebben wij nu de beschikking over een goed internetsysteem.

Outlook 365 implementeren na een fout

Het begon door een pijnlijke situatie op de werkvloer. Ik werk bij een adviesbureau op het gebied van communicatie. Het betekent dat je dagelijks werkt met deadlines. Elke dag moet je de deadlines halen, anders maak je een slechte indruk op de klant en kunnen ze de opdracht terug trekken. Dit kunnen ze doen of ze kunnen je vervolgens nooit meer inschakelen. Snelheid is een vereiste voor een goed adviesbureau op het gebied van communicatie. Natuurlijk ging er weer eens iets mis. De baas verwachtte een bestand op de bewuste dag, maar wederom lukte het niet. De werknemer die er verantwoordelijk voor was had er de hele dag aan besteed om het af te ronden. Het resultaat was treurig, Hij vergat het namelijk op te slaan. Het was een domme actie, maar ik begrijp het volkomen. Je vergeet gewoon vaak om dingen op te slaan als je druk bezig bent. Natuurlijk was de baas boos, maar de werknemer overtrof zijn woede. Hij begon een tirade over slechte werkomstandigheden en nam ontslag. Na dit incident begreep de baas dat het tijd werd voor verandering. IT2IT bracht met Outlook 365 uiteindelijk uitkomst. Dit ging echter niet zo simpel als ik het nu schrijf. We startten namelijk een zoektocht naar het beste bedrijf voor de migratie van onze offline bestanden naar online bestanden. Niemand binnen de onderneming was bekend met ICT-bedrijven. Niemand wist iets van technologie en niemand had een goede suggestie. Nadat ik met een oud collega in contact kwam, ontdekte ik dat IT2IT het bedrijfssysteem had veranderd bij mijn oude werkgever. Dat was al meer dan 3 jaar geleden. Het tekent wel de noodzaak voor een nieuwe internetdienst. Ik kwam via mijn oud collega dus uit bij IT2IT. Dit bedrijf uit Hengelo bedient de complete Nederlandse markt, maar staat zeer sterk in het oosten van het land. Het bedrijf wordt geleid door 2 ervaren specialisten op het gebied van de migratie van offline bestanden naar de online wereld. Het nieuwe systeem, met Outlook 365, biedt de volgende voordelen:

  • het is te gebruiken op elk platform dat internet ondersteund
  • gegevens worden op meerdere plekken veilig opgeslagen
  • er is een speciale helpdesk voor ondersteuning
  • gemakkelijk te beheren

IT2IT biedt nog veel meer!

Deze voordelen waren de belangrijke voorwaarden waarop wij kozen voor IT2IT. Binnen een korte periode gaven wij ze toestemming om het gehele systeem over te zetten naar Outlook 365. Deze internetdienst kost elke maand een klein bedrag, maar biedt veel gemak. Alle bestanden worden tegenwoordig direct opgeslagen op de computer en niemand verliest nog zijn gegeven. De besparingen die we doen, doordat we niet weer opnieuw werk hoeven te verrichten, zijn hoog. In het bijzonder in deze moeilijke economische tijden is het fijn om te besparen op bepaalde dingen. Outlook 365 is een ideaal platform waarmee wij dat kunnen doen. Wil jij niet je bedrijfssysteem omzetten tot Outlook 365, dan zijn er ook nog veel andere opties bij IT2IT. Het bedrijf biedt onder meer de volgende diensten aan via hun bedrijf:

  • Desktop Employment
  • Application Packaging
  • Desktop Virtualisatie
  • migratie van de Private Cloud naar de Public Cloud

Het is een kennishuis dat jou kan helpen al jouw eisen. Het is een geweldig bedrijf en ik ben zeer content met het werk dat ze afgeleverd hebben. Meer info: http://www.it2it.nl/artikel-outlook-365/

 

Posted in: Nieuws.
Last Modified: mei 5, 2014