Online vergadermoeheid voorkomen (met 4 time management tips)
We hebben te maken met een nieuwe manier van werken. Dat neemt niet weg dat er ook nog vergaderd moet worden. Dit keer online. Maar hoe voorkom je dat je kostbare tijd opgaat aan ellenlange online meetings? Door goed voorbereid te zijn en jouw tijd (maar ook die van anderen) te bewaken.
Effectief online vergaderen? Voorbereiding is key
Meetings waren altijd al een dingetje. Maar nu je vanuit huis werkt en dus online moet vergaderen, merk je dat je gewoon vergadermoe bent. Niet alleen omdat ze vaak een groot deel van je werkweek opslokken, maar omdat het merendeel van de online meetings ronduit slecht verloopt. Collega’s zijn niet goed voorbereid, iemand heeft inlogproblemen, de ander een haperende verbinding. Niet te doen.
Om online meetings in tijden van thuiswerken te verbeteren, zijn er gelukkig een aantal time management tips die je kunt toepassen. Tips waarmee je niet alleen jouw eigen online vergader-ervaring verbetert, maar ook die van je collega’s.
Wat kun je zo al doen?
1. Wees kritisch over de noodzaak
Volg je een training time management of een training thuiswerken, dan leer je doorgaans het verschil maken tussen wat prioriteit heeft en wat niet. Voor meetings geldt dat ook. Niet iedere online meeting die gepland staat, hoeft plaats te vinden. Zeker niet wanneer deze wordt ingeroosterd uit gewoonte.
Blijf daarom kritisch en vraag je bij elk online overleg af: ‘is deze meeting werkelijk nodig?’ Het belangrijkste doel is namelijk om consensus te bereiken over een beslissing. Niet om ideeën van alle kanten bevestigd te krijgen. Dan had het net zo goed een e-mail kunnen zijn.
2. Breng elkaar op de hoogte middels een agenda
Iedereen die bij de online meeting aanwezig is, is voorbereid. Punt. Geef je collega’s daarom ook de kans zich voor te bereiden door vooraf een duidelijke agenda rond te sturen, minimaal 48 uur van te voren. Benoem of schets hierin de situatie en de eventuele bespreekpunten. Hierbij mag je een korte toelichting geven.
Hiermee voorkom je dat de verkeerde mensen aanwezig zijn en over de verkeerde onderwerpen wordt gesproken. Het maakt vergaderen daarnaast vele malen efficiënter omdat iedereen weet waar het over gaat en wat er verwacht wordt.
3. Durf ‘nee’ te zeggen tegen meetings die voor jou niet interessant zijn
De agenda geeft inzage in de strekking van de meeting, Dit maakt het voor jou eenvoudig om te zien of jouw aanwezigheid wel of niet nodig is. Een meeting slokt namelijk nogal wat tijd op. Indien je die tijd nuttiger kunt besteden, durf dan ook een uitnodiging af te wijzen. Dat is niet onbeschoft. Integendeel: het toont aan dat je de tijd van jezelf en anderen genoeg respecteert.
4. Zorg voor een professionele vergaderomgeving
Kinderen die door het beeld rennen of iemand die telkens wegvalt omdat zijn verbinding het begeeft; onprofessioneel en onmogelijk om op die manier een effectieve vergadering te leiden.
Voordat je daarom een online meeting bijwoont, zorg je voor de juiste randvoorwaarden: je checkt je webcam en microfoon, en zorgt voor een opgeruimde nette achtergrond. Daarnaast maak je zoveel mogelijk gebruik van de mute-knop indien je niet spreek en houdt je kinderen en huisdieren buiten beeld. En kleding? Niemand die ziet dat je in een afgetrapte sportbroek achter je bureau zit, maar kleed je toch netjes aan. ‘Doet iets met je houding en uitstraling.
Kortom
Vergaderen blijft een gegeven, ook nu je vanuit huis werkt. Om deze zo efficiënt en professioneel mogelijk te laten verlopen, zul je voorbereid moeten zijn. Hiermee voorkom je dat je jouw eigen tijd en aandacht verspilt aan een onnodig online meeting, maar ook die tijd van anderen. Wees en blijf daarom kritisch, woon enkel een vergadering bij wanneer je iets kunt betekenen en zorg voor de juiste randvoorwaarden. Wel zo netjes.
