De confrontatie aangaan (zonder het uit de hand te laten lopen)
Niemand gaat graag de confrontatie aan. Dat voelt toch altijd een beetje eng en je wil ook zeker een ander niet kwetsen. Toch kan het heilzaam zijn. Zeker wanneer je al een tijdje met iets rondloopt. Je kunt dan beter de moed verzamelen en de ander aanspreken. Niet alleen scheelt jou dat een hoop frustratie, de kans is groot dat het ook jullie relatie en samenwerking verbetert. Hoe je dat slim doet? 5 tips.
Zodra iets jou niet zint of je bijt al een tijdje op je tong is het beter om de persoon in kwestie rustig aan te spreken dan te wachten tot de bom barst. Vaak ben je dan verder van huis. Je kunt dan maar beter de confrontatie aangaan.
Maar hoe doe je dat, zonder het gesprek te laten eindigen in een Derde Wereldoorlog? Door een paar slimme gesprekstechnieken te gebruiken uit een Feedback Geven training. Hiermee voorkom je dat de ander in de verdediging schiet en voer je wél een vruchtbaar gesprek:
1. Houd het positief
Door direct met het vingertje te wijzen kom je niet snel. Vaak leer je tijdens een Feedback Geven workshop dan ook dat het verstandiger is om je kritiek op een positieve manier te uiten, dan direct met verwijten te komen (“Ja, maar jij doet altijd…”).
Benadruk daarom niet alleen waar het mis gaat, maar heb het vooral over de positieve gedragsverandering die je wil zien. Wil je bijvoorbeeld dat hij of zij voortaan op tijd komt, heb het dan dáárover in plaats van over het steevast te laat komen. Je zult zien dat je feedback dan veel sneller gehoord en opgevolgd wordt.
2. Wind er geen doekjes om
Je wilt zo snel mogelijk ter zake komen en niet eerst een mooi verhaal ophangen. Daarom is het ook niet verstandig om je feedback te sandwichen (eerst iets positiefs, dan iets negatiefs en afsluiten met weer iets positiefs). Dat werkt niet.
Geef de ander duidelijkheid door direct te benoemen waar het mis gaat en welk positief gedrag je wilt zien. Direct tot de essentie van je boodschap komen, is namelijk wel zo netjes. Vermijd daarom twijfelwoorden -en zinnen (“kun je misschien” of “zou je wellicht”) en houd je boodschap kort:
“Het team kan niet vooruit wanneer jij te laat bij de vergadering aansluit. Kun je daarom voortaan eerder vertrekken zodat we op tijd kunnen starten?”
3. Houd het concreet
Oké, misschien is je collega nu al voor de vijfde keer te laat gekomen, maar hem daar opnieuw op wijzen, werkt vaak niet. Gevalletje “oude koeien uit de sloot halen”. Wat veel effectiever is, is focussen op de meest recente misstap en die benoemen. Dus geen “nu ben je alwéér te laat”, maar feedback leveren op het recentelijke gedrag. ‘Voorkomt in de verdediging schieten en het verzinnen van smoesjes.
De 4 G’s helpen je op deze manier feedback geven: door je terugkoppeling op een concrete en constructieve wijze te brengen:
- Benoem wat je feitelijk hebt gezien of gehoord (Gedrag)
- Benoem hoe jij je hierdoor voelt (Gevoel)
- Benoem wat dit gedrag veroorzaakt (Gevolg)
- Benoem welke positieve verandering je wilt zien (Gewenst gedrag)
“Je kwam vandaag rustig om kwart vóór tien binnenwandelen, terwijl onze meeting gepland stond voor negen uur. Door mijn presentatie te missen voel ik me niet serieus genomen. En omdat jij nu cruciale informatie hebt gemist, moet ik tijd vrijmaken om jou bij te praten. Zou je in het vervolg op tijd willen komen?”
4. Luister naar de ander
Feedback geven is altijd tweerichtingsverkeer. Indien je iemand confronteert, moet je hem of haar ook altijd de kans geven zijn of haar zegje te doen. Dit is natuurlijk iets anders dan het toestaan van smoesjes. Pik die eruit en wuif die weg.
Je wil een oprechte verklaring om de lucht te klaren en enige context aan de gebeurtenis toe te voegen. Door de ander de ruimte te geven te reageren, gun je hem of haar die en toon je aan dat je bereid bent te zoeken naar een oplossing.
“… kun je me vertellen waarom je zo laat was en waarom je niet even iets van je hebt laten horen?”
5. Maak concrete afspraken
Het doel van de confrontatie is om tot een oplossing te komen. Je wilt jouw feedback daarom altijd afsluiten met concrete afspraken; geen vage overeenkomsten of toezeggingen, maar duidelijke regels. Vaak is het nuttig om deze vast te leggen, zeker wanneer jij je in een leidinggevende functie bevindt. Noteer dan wat jullie hebben afgesproken en mail deze desnoods naar het desbetreffende teamlid.
Dus
Niemand gaat graag de confrontatie aan, maar soms is het beter om iets uit te spreken dan je van binnen te laten opvreten door wrok en frustratie. Spreek je daarom uit, op een nette constructieve wijze:
- Voorkom aannames en verwijten en focus vooral op de positieve verandering die je wilt zien.
- Draait er niet te lang omheen, maar kom direct tot je punt. Wel zo netjes.
- Focus je op recent gedrag en benoem het door de 4 G’s te gebruiken.
- Geef de ander ruimte om te reageren. Geen smoesjes, maar werkelijke redenen.
- Maak afspraken: welke positieve gedragsverandering zal er voortaan plaatsvinden.
Dat maakt de confrontatie aangaan misschien niet minder eng, maar wel eenvoudiger.
